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Sistema di segnalazione -Whistleblowing

POLICY AZIENDALE E ATTO ORGANIZZATIVO

Procedura per la segnalazione delle violazioni (Whistleblowing)

Ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24

Obiettivo della Policy

La presente Policy risponde all’obiettivo di promuovere la cultura della legalità, della trasparenza e dell’integrità all’interno dell’Azienda. Lo scopo è fornire regole chiare e canali sicuri per segnalare condotte illecite o violazioni normative, garantendo la massima riservatezza e l’assoluta protezione del segnalante da ogni forma di ritorsione.

1. Ambito Soggettivo: Chi può segnalare?

La tutela si applica a chiunque venga a conoscenza di una violazione nell’ambito del proprio contesto lavorativo. Possono trasmettere una segnalazione:

Personale interno: Dipendenti (di qualsiasi livello e qualifica), lavoratori autonomi, collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.), tirocinanti (retribuiti e non) e volontari.
Soggetti esterni: Fornitori, appaltatori, subappaltatori, consulenti e liberi professionisti che prestano la loro opera a favore dell’Azienda.
Organi societari: Azionisti, membri del Consiglio di Amministrazione, componenti del Collegio Sindacale e dell’Organismo di Vigilanza (OdV).
Fasi preliminari o successive: Candidati alla selezione del personale (se la violazione è appresa durante il processo selettivo) e custodi, ex dipendenti o pensionati (se l’informazione è stata acquisita nel corso del rapporto ormai cessato).

2. Ambito Oggettivo: Cosa si può segnalare?

Oggetto della segnalazione sono i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda, di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

Violazioni Segnalabili (Incolpabili)	Esclusioni (Cosa NON si può segnalare)
Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.	Discutibili personali: Contestazioni, rivendicazioni o tesi relative al proprio rapporto individuale di lavoro (es. turni, ferie, conflitti con colleghi).
Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione (MOG), laddove in futuro venga adottato.	Segnalazioni basate su meri sospetti o voci di corridoio privi di riscontro o dettagli minimi di verificabilità.
Violazioni del diritto dell’Unione Europea (es. in materia di appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti, tutela dell’ambiente, privacy e sicurezza delle reti).	Violazioni in materia di sicurezza nazionale o segreti commerciali già coperti da specifiche tutele di legge.

3. Come si effettua una segnalazione?

L’Azienda ha istituito canali specifici gestiti da un soggetto autonomo e dedicato (il Gestore del Canale), strutturati in modo da cifrare l’identità del segnalante e il contenuto della segnalazione.

Le modalità operative a disposizione sono:

Segnalazione tramite la email (ad hoc istituita) referente.whistleblowing.merak@gmail.com, accessibile solo dal Gestore e non dall’azienda e con divieto di inoltro automatico verso altre caselle. Divieto di utilizzo di PC aziendali per segnalazioni Whistleblowing anonime.
Segnalazione cartacea, mediante protocollazione riservata in tripla busta, secondo le seguenti procedure:

• la prima busta deve contenere i dati identificativi della persona che effettua la segnalazione, senza la copia del documento di identità;
• la seconda busta deve contenere esclusivamente il testo della segnalazione (la descrizione dei fatti);
• entrambe le buste (la prima e la seconda) devono essere inserite, a cura dell’azienda, in una terza busta chiusa. Questa deve recare all’esterno la dicitura “riservata” o “riservato al gestore della segnalazione”.
• Protocollazione: la terza busta viene consegnata al Gestore, il quale provvede a una protocollazione riservata, eventualmente utilizzando un registro autonomo e separato rispetto al protocollo generale dell’ente.
Linea Telefonica / Messaggistica Vocale Dedicata (Canale Orale): È disponibile il numero telefonico dedicato +39 3476928290 (di cui è titolare esclusivo il Gestore), non registrato sui centralini aziendali, per lasciare una segnalazione vocale o richiedere una registrazione.
Incontro Diretto: Su richiesta del segnalante, è possibile fissare un incontro riservato con il Gestore whistleblowing entro un termine ragionevole. I contenuti del colloquio saranno documentati mediante verbale, previa verifica e sottoscrizione del segnalante, se necessario utilizzando un mediatore culturale / interprete.

4. Le Tempistiche di Gestione del Flusso Procedurale

Il processo di gestione della segnalazione segue scadenze temporali perentorie e tracciabili, in conformità al quadro normativo:

Rilascio dell’avviso di ricevimento: Fase 1 – Entro 7 giorni dalla ricezione.

Il Gestore del Canale invia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione (attraverso la piattaforma informatica o la modalità scelta), confermando la presa in carico.
Istruttoria e interlocuzione continua: Fase 2 – Fase istruttoria ed esame.

Il Gestore mantiene l’interlocuzione con il segnalante, potendo richiedere a quest’ultimo integrazioni o elementi probatori necessari. Compie le verifiche necessarie nel massimo riserbo, audendo soggetti terzi laddove indispensabile, senza mai rivelare l’identità del segnalante.
Fornitura del riscontro finale: Fase 3 – Entro 3 mesi dall’avviso.

Il Gestore fornisce un riscontro formale al segnalante. Questo riscontro darà conto dell’esito dell’istruttoria: l’archiviazione (se infondata), l’avvio di procedimenti disciplinari interni o la trasmissione delle risultanze alle Autorità giudiziarie o di vigilanza competenti.

5. Tutela della Riservatezza e Divieto di Ritorsione

Segreto sull’identità: L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso del segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Divieto assoluto di ritorsione: L’Azienda non tollera alcuna forma di ritorsione (licenziamento, demansionamento, mutamento di mansioni, trasferimento, sanzioni disciplinari, discriminazioni o trattamenti svantaggiosi) legata direttamente o indirettamente alla segnalazione effettuata in buona fede. Qualsiasi atto ritorsivo è nullo di diritto e sanzionato dall’ANAC oltre che dai regolamenti interni.
Estensione delle tutele: Le tutele anti-ritorsione si estendono anche agli eventuali facilitatori (chi assiste il segnalante nel processo), ai colleghi di lavoro o parenti del segnalante che lavorano nello stesso contesto, e agli enti di proprietà del segnalante.
Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 GDPR: l’assenza di una piattaforma informatica dedicata e crittografata modifica radicalmente il profilo di rischio della procedura, innalzando i livelli di vulnerabilità intrinseci al trattamento dei dati. In assenza di crittografia end-to-end e di segregazione automatica dei dati identificativi, le misure di mitigazione si spostano necessariamente su rigidi protocolli organizzativi, fisici e procedurali per garantire la riservatezza richiesta dal D.Lgs. 24/2023.

6. Pubblicità e Diffusione

Il presente atto organizzativo è reso costantemente accessibile a tutti i portatori di interesse. Viene diffuso mediante:

Pubblicazione permanente sulla home page del sito internet aziendale, all’interno di una sezione facilmente individuabile denominata “Whistleblowing”.
Affissione fisica nelle bacheche interne presenti nei locali aziendali, a disposizione di tutto il personale dipendente e dei visitatori, in italiano e inglese e nelle altre lingue originarie dei dipendenti (attualmente: slovacco, bangalese, urdu).

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.

L’Azienda, in qualità di Titolare del trattamento, fornisce la presente informativa per illustrare le modalità, le finalità e le tutele connesse al trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni di illeciti (cd. Whistleblowing), in conformità al D.Lgs. 24/2023.

1. Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Titolare del trattamento: Merak Marine S.r.l., con sede legale in via Santa Maria Segreta 6, Milano, P.IVA 12525050964, in persona del legale rappresentante pro tempore. Email di contatto: mail@pec.merakmarine.com.

2. Categorie di Dati Personali Trattati

Il trattamento ha per oggetto i dati personali raccolti nel contesto della segnalazione, che possono riguardare il Segnalante (laddove la segnalazione non sia anonima), il Segnalato (il presunto autore dell’illecito) e altri soggetti terzi citati (es. testimoni, facilitatori, persone informate sui fatti).

Le categorie di dati includono:

Dati comuni: Dati anagrafici (nome, cognome), dati di contatto (recapito telefonico, e-mail), qualifica professionale, mansione svolta.
Dati particolari (ex art. 9 GDPR): Dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, laddove tali informazioni siano strettamente connesse e inserite nell’oggetto della segnalazione.
Dati giudiziari (ex art. 10 GDPR): Dati relativi a condanne penali, reati o connesse misure di sicurezza inerenti all’illecito segnalato.

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

Finalità del Trattamento	Base Giuridica (GDPR)
Adempimento degli obblighi normativi connessi alla ricezione, all’esame, all’istruttoria e alla valutazione delle segnalazioni di illeciti ai sensi del D.Lgs. 24/2023 e, ove applicabile, del D.Lgs. 231/2001.	Obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).
Trattamento di categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o giudiziari (art. 10 GDPR) inclusi nella segnalazione.	Assolvimento di obblighi specifici in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale (Art. 9, par. 2, lett. b) GDPR), nonché motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto interno (Art. 9, par. 2, lett. g) GDPR e Art. 2-octies D.Lgs. 196/2003).
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto dell’Azienda in sede4 giudiziaria o disciplinare (es. azione verso il segnalato o tutela contro segnalazioni calunniose).	Legittimo interesse del Titolare del trattamento (Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), contemperato con il diritto alla difesa.

4. Modalità del Trattamento e Misure di Sicurezza

Il trattamento dei dati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione dei dati (art. 5 GDPR), mediante strumenti cartacei e, in via preferenziale, informatici (piattaforma web di Whistleblowing).

L’Azienda adotta specifiche misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tra cui:

Utilizzo di email dedicata nella disponibilità esclusiva del Gestore del Canale, non riconducibile all’Azienda; per le segnalazioni cartacee il metodo della duplice busta chiusa secondo le Linee guida ANAC; per le segnalazioni orali, attivazione di un numero di cellulare nella disponibilità esclusiva del Gestore del Canale, non riconducibile all’Azienda;
Segregazione dei dati: Le informazioni sono visibili esclusivamente al Gestore del Canale autorizzato.

5. Soggetti Autorizzati, Responsabili e Destinatari dei Dati

I dati personali non saranno oggetto di diffusione commerciale. Potranno essere comunicati o resi accessibili esclusivamente a:

Soggetti Autorizzati interni: Il Gestore del Canale di segnalazione (consulente esterno specificamente designato e formato con formale atto di nomina).
Responsabili del Trattamento esterni (ex art. 28 GDPR): il Gestore del Canale.
Destinatari Autonomi istituzionali: Autorità Giudiziaria, ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), Ispettorato del Lavoro, o altre Autorità competenti, laddove l’esito dell’istruttoria renda necessaria la denuncia dell’illecito.

6. Periodo di Conservazione dei Dati

Le segnalazioni e la documentazione correlata sono conservate per il tempo strettamente necessario al trattamento e alla definizione del procedimento. In ogni caso, i dati saranno cancellati o resi anonimi decorsi 5 (cinque) anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura al segnalante, fatti salvi i casi di pendenza di procedimenti giudiziari, penali o disciplinari che ne richiedano l’ulteriore conservazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

7. Diritti dell’Interessato e Limitazioni Derogatorie

Gli interessati (Segnalanti, Segnalati o Terzi) possono esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR (tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e opposizione) rivolgendosi ai dati di contatto del Titolare indicati al punto 1.

Limitazione dei Diritti del Segnalato (Art. 2-undecies, lett. f), D.Lgs. 196/2003):

Si informa che i diritti dell’interessato non possono essere esercitati dalla persona coinvolta o citata nella segnalazione (il Segnalato) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante o allo svolgimento dell’attività istruttoria. In tali casi, il Segnalato potrà esercitare i propri diritti esclusivamente tramite il Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.

Gli interessati che ritengono che il trattamento violi il GDPR hanno sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Progetti

Progetti sostenibili

Nello sviluppo dei progetti, la società si è dotata di protocolli di funzionamento attenti al risparmio delle risorse, all’utilizzo di materiali ecocompatibili e all’adozione di pratiche virtuose per ridurre al massimo l’impatto ambientale delle lavorazioni.

Per contribuire a rendere il pianeta un mondo migliore in cui vivere.